Zeit für Unvorhergesehenes lassen

Wahrscheinlich planen Sie bereits Ihren Arbeitstag. Aber warum läuft dann doch irgendwann alles aus dem Ruder?

Der häufigste Grund ist aus meiner Erfahrung: Sie haben sich den ganzen Tag vollgepackt. Aber es passieren jeden Tag unvorhergesehene Dinge.

Eine Besprechung dauert 10 min. länger, dadurch kommen Sie zum nächsten Termin zu spät, sodass dieser auch wieder länger dauert. So zieht sich das durch den ganzen Tag. Zwischen den Terminen müssen Sie die nächsten Termine verschieben und die Kollegen auf später vertrösten. Diese rufen dann zwischendurch ungeduldig an, sodass Sie diese Anrufe auch noch beantworten müssen.

Wenn Sie aber zwischen zwei Meetings immer eine halbe Stunde Pufferzeit einplanen, funktioniert es besser.

Daher der Tipp: Verplanen Sie nicht den ganzen Tag.

Es gibt die Empfehlung, dass man nur 60-70% des Tages verplanen sollte. Der Rest bleibt frei. Sie denken jetzt vielleicht, dass Sie ja gar nicht so viele Termine haben. Aber es kommen noch andere Dinge hinzu: Routine-Tätigkeiten, die Sie jeden Tag tun müssen (Post verteilen, Mails lesen, SAP-Eingaben usw.), Projekt-Aufgaben und das Tagesgeschäft. Schreiben Sie doch einmal für einen exemplarischen Tag auf, wie viel Zeit für die einzelnen Tätigkeiten benötigen. Da wird nicht mehr viel Zeit für Besprechungen bleiben…